Business English for appointments -

Besteht Ihr Berufsalltag au seiner Aneinanderreihung von Terminen und Meetings?

Müssen Sie Termine mit Kollegen, Kunden oder Geschäftspartnern oft auf Englisch vereinbaren?

Wenn Sie diese Fragen mit “Ja” beantworten müssen, warden Ihnen die folgenden Business Englisch Tipps helfen Ihre Zeit besser zu nutzen.

Vergessen Sie außerdem nicht höfliche, positive und professionelle Sprache zu verwenden, wenn Sie diesen wichtigen Termin vereinbaren. Dies kann bereits Einfluss auf den Ausgang des Meetins haben.

Für den Anfang sind hier einige praktische Grammatiktipps und ein paar nützliche Formulierungen, die Sie zu Ihrem Business Englisch-Repertoire hinzufügen können.

Would, Could and Should

Als erstes werde ich Ihnen Tipps zu wichtigen Grammatikregeln geben, die Sie beachten sollten wenn Sie Termine vereinbaren. Diese werden Ihnen dabei helfen sich höflich und formvollendet auszudrücken und Fehler und Missverständnisse zu vermeiden, die Nicht-Muttersprachlern häufig unterlaufen.

Es ist immer gut Formulierungen wie Would, Could and Should zu verwenden – für eine höfliche Ausdrucksweise ist dies unabdingbar und es trifft den richtigen Ton, vor allem wenn Sie jemanden um einen Gefallen bitten oder Vorschläge unterbreiten.

Vergleichen Sie diese zwei Fragen miteinander:

Can we meet at 10 o’clock tomorrow? – Können wir uns morgen 10:00 Uhr treffen?

Could we meet at 10 o’clock tomorrow? – Könnten wir uns morgen 10:00 Uhr treffen?

Can ” ist direkter und passend für Leute, die Sie gut kennen oder Leuute mit denen Sie bereits kommuniziert haben. Wenn Sie nicht sicher sind, welche die angemessene Form ist, sind Sie mir could immer auf der sicheren Seite.

Hier ein weiteres Beispiel:

I want to arrange a meeting with you to discuss… – Ich will einen Termin vereinbaren, um mit Ihnen über … zu diskutieren.

I would like to arrange a meeting with you to discuss… – Ich würde gern einen Termin vereinbaren, um mit Ihnen über … zu diskutieren.

Wenn Sie jemanden um etwas bitten, nutzen Sie die Formulierung “I would like” anstatt “I want“.

“Should” wird verwendet um eine Verpflichtung auszudrücken (z.B. You should finish that report by Friday – Der Bericht sollte bis Freitag fertig sein.), aber es kann Ihnen auch etwas Flexibilität geben, wenn Sie einen termin akzeptieren.

Schauen Sie sich diese zwei Aussagen an.
10 a.m. on Monday is fine. – 10:00 Uhr am Montag passt.

10 a.m. on Monday should be fine. – 10:00 Uhr am Montag sollte passen.

Die Verwendung von “should” last Ihnen ein wenig Raum, den wir wissen, bis dahin kann alles passieren. Wenn Sie also sagen “Tomorrow at 10 should be fine” („Morgen 10:00 Uhr sollte passen“) dann bedeutet das der Termin findet statt wenn nichts unerwartetes dazwischen kommt.

Eine Formulierung die Sie häufig hören warden ist should work– sollte machbar sein , so wie in, tomorrow at 10 a.m. should work for me – Morgen 10:00 Uhr sollte machbar sein für mich.

IN, ON, or AT?

Präpositionen der Zeit und des Ortes – diese kleinen Worte bereiten meinen Klienten oft die meisten Probleme. Um Missverständnisse bei der Organisation eines Termins zu vermeiden ist es besonders wichtig die korrekte englische Präposition zu nutzen.

WHEN?

In wird verwendet um über einen breiteren Teitraum zu sprechen, so wie in the morning, in June or in 2019 – in the morning, in June or in 2019.

Die Ausnahme bildet at night.

“At” drückt einen genauen Zeitpunkt aus, wie at 4 o’clock or at midday – um 16:00 Uhr oder mittags

“On” wird in Verbindung mit einem bestimmten Datum oder Tag benutzt, so wie on Thursday or on September the 10th – am Donnerstag oder am 10.September.

Hier ein Beispiel in dem alle Präpositionen zusammen verwendet warden: Hello Scott, would you be available to meet on Friday? If so, I would suggest that we meet at 10:00 in the morning. – Hallo Scott, hättest du zeit dich am Feitag mit mir zu treffen? Wenn ja, dann schlage ich vor, wir treffen uns morgens um 10:00 Uhr.

Den Ort für ein Treffen wählen:?

Präpositionen des Ortes können manchmal etwas verwirrend sein für Englischlerner. Hier sind ein paar Grundregeln, die es zu beachten gilt wenn man den Ort für ein Meeting vereinbart.

At “At” wird verwendet um einen bestimmten Ort zu vereinbaren, z.B. at the office, at the train station, at the airport – im Büro, am Bahnhof, am Flughafen.

In beschreibt einen weniger spezifischen Ort oder Platz, wie in the city, in Leipzig, in the hotel lobby – in der Stadt, in Leipzig, in der Hotellobby.

On wird in Kombination mit Straßennamen oder Orten innerhalb eines Gebäudes verwendet. Zum Beispiel on Oxford street, on Baker Street, or on the 11th Floor auf der Oxfordstraße, auf der Baker Strasse oder in der 11.Etage. Das gleiche gilt wenn über die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel gesprochen wird, zum Beispiel on the tram, on the plane or on the bus -in der Straßenbahn, im Flugzeug oder im Bus“. Eine Ausnahme hier bildet das Taxi, da dieses als privat und nicht öffentlich gilt, benutzt man hier: I’ll be there in 5 minutes, I am in the taxi. – Ich bin in 5 Minuten da, ich sitze noch im Taxi.

USEFUL PHRASES

Hier sind einige nützliche Phrasen, die Ihnen dabei helfen können Termine mit Hilfe von Business Englisch zu vereinbaren.

When would be a good time for you? – Wann würde es zeitlich bei Ihnen passen?
Will you be free…? – Sind Sie frei am…?
What is your availability on [date]…? – Wie sieht es mit Ihrer Verfügbarkeit aus am …(Datum)?
Would you be available on [date] at [time]? – Sind Sie verfügbar am… (Datum)?
Could we meet…? – Können wir uns am… (Datum) treffen?

LAST, THIS or NEXT

Would this/next Friday work for you? In English, when we say, “next Friday” we mean the Friday after the coming one. This Friday is when we are talking about the Friday of the same week.
Would this/next Friday work for you? – Würde dieser/nächste Woche Freitag bei Ihnen passen? In Englisch sagen wir “next Friday” und damit meinen wir den übernächsten. Wenn wir über diesen Freitag sprechen, dann meinen wir den Freitag in der aktuellen Woche.

Das heißt, wenn Sie am Dienstag einen termin für in zwei Tagen vereinbaren wollen, dann würden Sie auf Englisch sagen: „this Thursday would be great.“. Wenn Sie allerdings einen Termin für den Donnerstag nächste Woche ausmachen wollen, dann handelt es sich um „next Thursday“.

Mit “last” ist natürlich ein Tag in der Vergangenheit gemeint. Wenn Sie an einem Dienstag über ein Meeting in der vergangenen Woche sprechen, dann sprechen Sie von „last Thursday“.

Wenn Sie sich jemals unsicher sind und verwenden Sie einfach das Datum des Termins.

Den Grund für einen Termin angeben

Benennen Sie den Grund für den Termin in präzisem und professionellem Englisch. Wir verwenden die Präpostion „to“ in Verbdinung mit dem Infinitiv eines Verbes (e.g. to discuss, to clarify, to explain, to plan) um auf den Grund für ein Treffen hinzudeuten.

I’d like to arrange an appointment with you to discuss… / Ich würde einen Termin vereinbaren um (über)… zu diskutieren.
The purpose of the meeting is to clarify… / Der Grund für das Treffen ist … zu klären.
We should get together to plan… / Wir sollten uns zusammensetzen um … zu planen.

Manchmal kommt es vor, dass Sie bereits einen Termin haben und alternative Vorschläge anbieten wollen. Oder der Termin der Ihnen vorgeschlagen wird passt Ihnen zeitlich nicht. Hier bekommen Sie einen Überblick wie Sie Alternativen anbieten:

How about…?/What about…?/ Wie wäre es mit…?/ Was ist mit…?
I would prefer…?/ Ich würde … bevorzugen?
[date/time] would suit me better?/ [Daum/Uhrzit] würden mir besser passen?
Could we meet at/on…… instead?/ Könnten wir uns stattdessen um/am… treffen?

Es geht darum einem Termin zuzustimmen und diesen zu bestätigen – so würden Sie antworten!
That works for me./ Das passt mir gut.
That sounds good/great./ Das hört sich gut/großartig an.
Yes, that suits me fine./ Ja, das lässt sich einrichten.
I’d like to confirm the appointment./ Ich würde gern den Termin bestätigen.

Sie können außerdem eine höfliche Phrase wie “I’m Looking forward to seeing you then!” an das Ende der Mail anhängen.

Was passiert wenn Ihnen etwas unerwartetes dazwischen kommt und Sie keine andere Möglichkeit haben als Ihren Termin abzusagen? Hier sind einige nützliche Formulierungen mit denen Sie Ihr Treffen auf höfliche Art absagen können.

I’m afraid I won’t be able to make it./ Ich befürchte ich werde es nicht schaffen.
Unfortunately, something has come up and I won’t be able to… / Leider ist mir etwas dazwischen gekommen und ich werde nicht in der Lage sein /es wird mir nicht möglich sein…
Would it be possible to reschedule/move our appointment to a different time?/ Wäre es möglich den Termin zu verschieben/ zu verlegen?
I’m very sorry, but…/ Es tut mir sehr leid, aber…
I apologize for the inconvenience, but…/ Ich entschuldige mich für die Unannehmlichkeit, aber…

Is your Business life an endless series of appointments and meetings?

Do you need to make appointments with colleagues, customers or Business partners in English?

If the answer is yes to these questions, these Business English tips for making appointments will help you manage your time better.

Plus, do not forget, using polite, positive and professional language when making that all important appointment can really set the tone for the meeting itself.

Here are some handy grammatical tips to get you started, plus a few useful phrases to add to your business English database.

Would, Could and Should

Firstly, I will give you some tips on important grammar aspects you need to consider when making appointments. They will ensure that you speak politely, formally and avoid common errors and misunderstandings that many English learners face.

It is always best to use Would, Could and Should for Polite Speech these are words that are crucial for setting the right tone, especially when you’re asking for favours and offering suggestions.

Compare these two sentences:

Can we meet at 10 o’clock tomorrow?

Could we meet at 10 o’clock tomorrow?

Can sounds more direct. It’s great for people you know quite well or have had previous communications with. But when you are not sure which is appropriate, it is always better to stay on the side of formality and use could.

Here’s another example:

I want to arrange a meeting with you to discuss…

I would like to arrange a meeting with you to discuss…

As in many languages, instead of using want, use ‘would like to’ to make your request. Want is very direct and can sound a little demanding.

Should is used to denote a sense of obligation (e.g. You should finish that report by Friday.) but it can also be used to give yourself some flexibility when accepting appointments.

Let’s look at these two sentences.

10 a.m. on Monday is fine.

10 a.m. on Monday should be fine.

Using should in this context gives you an option of being slightly off the mark, because as we all know, anything can happen! So, saying “Tomorrow at 10 should be fine” means, if nothing out of the ordinary happens, I’ll see you on Tomorrow at 10.

A common phrase you might hear is should work, as in, tomorrow at 10 a.m. should work for me.

IN, ON, or AT?

Prepositions of Time and Place These tiny little very often confuse my clients. Using the correct English prepositions, when making appointments, can be essential to avoid miscommunications.

WHEN?

In is used to talk about broader periods of time, such as in the morning, in June or in 2019.

One exception to this rule is at night.

At is used for more specific times, such as at 4 o’clock or at midday.

On is used with specific dates and days, such as on Thursday or on September the 10th.

Here is an Example using all of these prepositions together: Hello Scott, would you be available to meet on Friday? If so, I would suggest that we meet at 10:00 in the morning.

WHERE?

Prepositions of place can be a touch confusing for English learners, so here are some general rules to follow when stating a location for your appointment.

At is used for specific point of place, e.g. at the office, at the train station, at the airport.

In is for a more general area or space, such as in the city, in Leipzig, in the hotel lobby.

On is used for streets as well as spaces within buildings. For example, on Oxford street, on Baker Street, or on the 11th Floor. It is also used when we are talking about public transport such as on the tram, on the plane or on the bus, but not the taxi as this is classed as private and not public so in this case in is used e.g. I’ll be there in 5 minutes, I am in the taxi.

USEFUL PHRASES

Here are some useful phrases to help you when making appointments in Business English

When would be a good time for you?

Will you be free…?

What is your availability on [date]…?

Would you be available on [date] at [time]?

Could we meet…?

LAST, THIS or NEXT

Would this/next Friday work for you? In English, when we say, “next Friday” we mean the Friday after the coming one. This Friday is when we are talking about the Friday of the same week.

Therefore, if it’s Tuesday and you want to arrange an appointment 2 days later days later, we say “this Thursday would be great.” However, if you would like to meet on the Thursday in the following week, say next Friday.

Last obviously refers to days in the past. If it’s Tuesday and you are talking about a meeting that you had the previous Friday, you would say “the meeting happened last Thursday”.

If you are ever unsure, play it safe and use the date of the appointment.

WHY DO YOU WANT TO MEET?

State the purpose of the appointment using concise and professional English. We use the preposition ‘to’ followed by the infinitive or base form of the verb (e.g. to discuss, to clarify, to explain, to plan) to indicate the reason for asking for an appointment.

I’d like to arrange an appointment with you to discuss……..

The purpose of the meeting is to clarify…….

We should get together to plan……..

Sometimes we have other appointments and so we need to Offer alternatives. When someone else makes a suggestion for an appointment, it might not always be suitable for you. Here’s how to offer other alternatives.

How about…?/What about…?

I would prefer…?

[date/time] would suit me better?

Could we meet at/on…… instead?

To agree to or confirm an appointment that is good and fits perfectly into your schedule! This is how you would respond?

That works for me.

That sounds good/great.

Yes, that suits me fine.

I’d like to confirm the appointment.

You can also add a friendly and polite phrase such as “I’m Looking forward to seeing you then!”

What happens when something unexpected or out of the ordinary comes up and you have no choice but to cancel an appointment? Here are some useful expressions which you can use to cancel an appointment politely.

I’m afraid I won’t be able to make it.

Unfortunately, something has come up and I won’t be able to…

Would it be possible to reschedule/move our appointment to a different time?

I’m very sorry, but…

I apologize for the inconvenience, but…