Business English for appointments

September 9th, 2018 Posted by Business Englisch 0 thoughts on “Business English for appointments”

 

Besteht Ihr Berufsalltag au seiner Aneinanderreihung von Terminen und Meetings?

Müssen Sie Termine mit Kollegen, Kunden oder Geschäftspartnern oft auf Englisch vereinbaren?

Wenn Sie diese Fragen mit “Ja” beantworten müssen, warden Ihnen die folgenden Business Englisch Tipps helfen Ihre Zeit besser zu nutzen.

Vergessen Sie außerdem nicht höfliche, positive und professionelle Sprache zu verwenden, wenn Sie diesen wichtigen Termin vereinbaren. Dies kann bereits Einfluss auf den Ausgang des Meetins haben.

Für den Anfang sind hier einige praktische Grammatiktipps und ein paar nützliche Formulierungen, die Sie zu Ihrem Business Englisch-Repertoire hinzufügen können.

 

Would, Could and Should

Als erstes werde ich Ihnen Tipps zu wichtigen Grammatikregeln geben, die Sie beachten sollten wenn Sie Termine vereinbaren. Diese werden Ihnen dabei helfen sich höflich und formvollendet auszudrücken und Fehler und Missverständnisse zu vermeiden, die Nicht-Muttersprachlern häufig unterlaufen.

Es ist immer gut Formulierungen wie Would, Could and Should zu verwenden – für eine höfliche Ausdrucksweise ist dies unabdingbar und es trifft den richtigen Ton, vor allem wenn Sie jemanden um einen Gefallen bitten oder Vorschläge unterbreiten.

Vergleichen Sie diese zwei Fragen miteinander:

Can we meet at 10 o’clock tomorrow? – Können wir uns morgen 10:00 Uhr treffen?

Could we meet at 10 o’clock tomorrow? – Könnten wir uns morgen 10:00 Uhr treffen?

Can ” ist direkter und passend für Leute, die Sie gut kennen oder Leuute mit denen Sie bereits kommuniziert haben. Wenn Sie nicht sicher sind, welche die angemessene Form ist, sind Sie mir could immer auf der sicheren Seite.

Hier ein weiteres Beispiel:

I want to arrange a meeting with you to discuss… – Ich will einen Termin vereinbaren, um mit Ihnen über … zu diskutieren.

I would like to arrange a meeting with you to discuss… – Ich würde gern einen Termin vereinbaren, um mit Ihnen über … zu diskutieren.

Wenn Sie jemanden um etwas bitten, nutzen Sie die Formulierung “I would like” anstatt “I want“.

“Should” wird verwendet um eine Verpflichtung auszudrücken (z.B. You should finish that report by Friday – Der Bericht sollte bis Freitag fertig sein.), aber es kann Ihnen auch etwas Flexibilität geben, wenn Sie einen termin akzeptieren.

Schauen Sie sich diese zwei Aussagen an.
10 a.m. on Monday is fine. – 10:00 Uhr am Montag passt.

10 a.m. on Monday should be fine. – 10:00 Uhr am Montag sollte passen.

Die Verwendung von “should” last Ihnen ein wenig Raum, den wir wissen, bis dahin kann alles passieren. Wenn Sie also sagen “Tomorrow at 10 should be fine” („Morgen 10:00 Uhr sollte passen“) dann bedeutet das der Termin findet statt wenn nichts unerwartetes dazwischen kommt.

Eine Formulierung die Sie häufig hören warden ist should work– sollte machbar sein , so wie in, tomorrow at 10 a.m. should work for me – Morgen 10:00 Uhr sollte machbar sein für mich.

 

IN, ON, or AT?

Präpositionen der Zeit und des Ortes – diese kleinen Worte bereiten meinen Klienten oft die meisten Probleme. Um Missverständnisse bei der Organisation eines Termins zu vermeiden ist es besonders wichtig die korrekte englische Präposition zu nutzen.

WHEN?

In wird verwendet um über einen breiteren Teitraum zu sprechen, so wie in the morning, in June or in 2019 – in the morning, in June or in 2019.

Die Ausnahme bildet at night.

“At” drückt einen genauen Zeitpunkt aus, wie at 4 o’clock or at midday – um 16:00 Uhr oder mittags

“On” wird in Verbindung mit einem bestimmten Datum oder Tag benutzt, so wie on Thursday or on September the 10th – am Donnerstag oder am 10.September.

Hier ein Beispiel in dem alle Präpositionen zusammen verwendet warden: Hello Scott, would you be available to meet on Friday? If so, I would suggest that we meet at 10:00 in the morning. – Hallo Scott, hättest du zeit dich am Feitag mit mir zu treffen? Wenn ja, dann schlage ich vor, wir treffen uns morgens um 10:00 Uhr.

Den Ort für ein Treffen wählen:?

Präpositionen des Ortes können manchmal etwas verwirrend sein für Englischlerner. Hier sind ein paar Grundregeln, die es zu beachten gilt wenn man den Ort für ein Meeting vereinbart.

At “At” wird verwendet um einen bestimmten Ort zu vereinbaren, z.B. at the office, at the train station, at the airport – im Büro, am Bahnhof, am Flughafen.

In beschreibt einen weniger spezifischen Ort oder Platz, wie in the city, in Leipzig, in the hotel lobby – in der Stadt, in Leipzig, in der Hotellobby.

On wird in Kombination mit Straßennamen oder Orten innerhalb eines Gebäudes verwendet. Zum Beispiel on Oxford street, on Baker Street, or on the 11th Floor auf der Oxfordstraße, auf der Baker Strasse oder in der 11.Etage. Das gleiche gilt wenn über die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel gesprochen wird, zum Beispiel on the tram, on the plane or on the bus -in der Straßenbahn, im Flugzeug oder im Bus“. Eine Ausnahme hier bildet das Taxi, da dieses als privat und nicht öffentlich gilt, benutzt man hier: I’ll be there in 5 minutes, I am in the taxi. – Ich bin in 5 Minuten da, ich sitze noch im Taxi.

 

USEFUL PHRASES

Hier sind einige nützliche Phrasen, die Ihnen dabei helfen können Termine mit Hilfe von Business Englisch zu vereinbaren.

When would be a good time for you? – Wann würde es zeitlich bei Ihnen passen?
Will you be free…? – Sind Sie frei am…?
What is your availability on [date]…? – Wie sieht es mit Ihrer Verfügbarkeit aus am …(Datum)?
Would you be available on [date] at [time]? – Sind Sie verfügbar am… (Datum)?
Could we meet…? – Können wir uns am… (Datum) treffen?

 

LAST, THIS or NEXT

Would this/next Friday work for you? In English, when we say, “next Friday” we mean the Friday after the coming one. This Friday is when we are talking about the Friday of the same week.
Would this/next Friday work for you?Würde dieser/nächste Woche Freitag bei Ihnen passen? In Englisch sagen wir “next Friday” und damit meinen wir den übernächsten. Wenn wir über diesen Freitag sprechen, dann meinen wir den Freitag in der aktuellen Woche.

Das heißt, wenn Sie am Dienstag einen termin für in zwei Tagen vereinbaren wollen, dann würden Sie auf Englisch sagen: „this Thursday would be great.“. Wenn Sie allerdings einen Termin für den Donnerstag nächste Woche ausmachen wollen, dann handelt es sich um „next Thursday“.

Mit “last” ist natürlich ein Tag in der Vergangenheit gemeint. Wenn Sie an einem Dienstag über ein Meeting in der vergangenen Woche sprechen, dann sprechen Sie von „last Thursday“.

Wenn Sie sich jemals unsicher sind und verwenden Sie einfach das Datum des Termins.

 

Den Grund für einen Termin angeben

Benennen Sie den Grund für den Termin in präzisem und professionellem Englisch. Wir verwenden die Präpostion „to“ in Verbdinung mit dem Infinitiv eines Verbes (e.g. to discuss, to clarify, to explain, to plan) um auf den Grund für ein Treffen hinzudeuten.

I’d like to arrange an appointment with you to discuss… / Ich würde einen Termin vereinbaren um (über)… zu diskutieren.
The purpose of the meeting is to clarify… / Der Grund für das Treffen ist … zu klären.
We should get together to plan… / Wir sollten uns zusammensetzen um … zu planen.

Manchmal kommt es vor, dass Sie bereits einen Termin haben und alternative Vorschläge anbieten wollen. Oder der Termin der Ihnen vorgeschlagen wird passt Ihnen zeitlich nicht. Hier bekommen Sie einen Überblick wie Sie Alternativen anbieten:

How about…?/What about…?/ Wie wäre es mit…?/ Was ist mit…?
I would prefer…?/ Ich würde … bevorzugen?
[date/time] would suit me better?/ [Daum/Uhrzit] würden mir besser passen?
Could we meet at/on…… instead?/ Könnten wir uns stattdessen um/am… treffen?

Es geht darum einem Termin zuzustimmen und diesen zu bestätigen – so würden Sie antworten!
That works for me./ Das passt mir gut.
That sounds good/great./ Das hört sich gut/großartig an.
Yes, that suits me fine./ Ja, das lässt sich einrichten.
I’d like to confirm the appointment./ Ich würde gern den Termin bestätigen.

Sie können außerdem eine höfliche Phrase wie “I’m Looking forward to seeing you then!” an das Ende der Mail anhängen.

Was passiert wenn Ihnen etwas unerwartetes dazwischen kommt und Sie keine andere Möglichkeit haben als Ihren Termin abzusagen? Hier sind einige nützliche Formulierungen mit denen Sie Ihr Treffen auf höfliche Art absagen können.

I’m afraid I won’t be able to make it./ Ich befürchte ich werde es nicht schaffen.
Unfortunately, something has come up and I won’t be able to… / Leider ist mir etwas dazwischen gekommen und ich werde nicht in der Lage sein /es wird mir nicht möglich sein…
Would it be possible to reschedule/move our appointment to a different time?/ Wäre es möglich den Termin zu verschieben/ zu verlegen?
I’m very sorry, but…/ Es tut mir sehr leid, aber…
I apologize for the inconvenience, but…/ Ich entschuldige mich für die Unannehmlichkeit, aber…

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Gustav-Mahler-Str 19a, 04109 Leipzig
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